Een order komt binnen. Je opent je mailbox, pakt een Excel-bestand erbij en neemt de informatie over in je eigen systeem. Daarna controleer je de aantallen, prijzen en artikelgegevens. Misschien stuur je de bestelling nog door naar je leverancier en verwerk je later ook de orderbevestiging, pakbon en factuur.
Op zichzelf lijken dit kleine handelingen. Maar wanneer je dit iedere dag opnieuw doet, voor verschillende leveranciers en veel artikelen, kan het behoorlijk wat tijd kosten.
En dat is precies waar veel bedrijven tegenaan lopen: niet één grote administratieve klus, maar tientallen kleine handelingen die zich iedere dag opnieuw herhalen.
Kan dat slimmer? Ja. Met automatische data-uitwisseling en een EDI-oplossing kunnen veel van deze handmatige stappen worden verminderd.
Waar gaat de meeste tijd verloren bij handmatig data invoeren?
Data handmatig verwerken klinkt misschien simpel. Je neemt informatie over en klaar. In de praktijk zijn er vaak veel meer stappen.
Denk bijvoorbeeld aan een retailer die een nieuwe collectie ontvangt van een leverancier. De leverancier stuurt artikeldata door. Iemand moet deze informatie vervolgens in het eigen systeem zetten. Een order komt binnen. Die moet worden gecontroleerd en verwerkt. Daarna komt er een orderbevestiging. Bij de levering volgt een pakbon en uiteindelijk een factuur. En iedere keer moet iemand controleren of de informatie klopt.
Dat kan betekenen dat je steeds opnieuw bezig bent met:
- orders overnemen
- artikelnummers invoeren
- prijzen controleren
- maten en kleuren verwerken
- barcodes invoeren
- orderbevestigingen controleren
- pakbonnen verwerken
- facturen verwerken
Hoe meer leveranciers en artikelen je hebt, hoe meer handelingen erbij komen.
Excel en e-mail werken prima, totdat je bedrijf groeit
Voor veel bedrijven begint het heel logisch. Je hebt een paar leveranciers, een overzichtelijk assortiment en niet iedere dag tientallen orders. Een Excel-bestand of e-mail werkt dan prima.
Maar je bedrijf groeit.
Er komen nieuwe merken bij. Het assortiment wordt groter. Je krijgt meer orders. En misschien werk je inmiddels met meerdere systemen. Wat eerst vijf minuten kostte, kost ineens een half uur.
Niet omdat één handeling zoveel ingewikkelder is geworden, maar omdat je steeds meer dezelfde handelingen moet uitvoeren. Daar zit vaak de echte tijdwinst van automatisering.
Artikelbeheer: hoe meer data, hoe meer handmatig werk
Een product bestaat uit veel meer dan alleen een naam.
Bij artikelbeheer kan het bijvoorbeeld gaan om:
- artikelnummer
- merk
- productomschrijving
- maat
- kleur
- barcode
- inkoopprijs
- verkoopprijs
- productgroep
Wanneer je met honderden of duizenden artikelen werkt, kan het handmatig invoeren van deze informatie veel tijd kosten. En het gaat niet alleen om nieuwe artikelen. Ook wijzigingen moeten worden verwerkt. Een prijs verandert. Een artikel krijgt een andere omschrijving. Er komt een nieuwe kleur of maat bij. Als je die informatie iedere keer zelf moet overnemen, blijven er steeds nieuwe handelingen bijkomen.
Wat gebeurt er als je dezelfde data meerdere keren invoert?
Iedere keer dat je data handmatig overneemt, is er een moment waarop een fout kan ontstaan:
- Een verkeerd artikelnummer.
- Een verkeerd aantal.
- Een verkeerde prijs.
- Een typefout in een barcode.
Op het moment dat je de fout maakt, merk je daar misschien niets van. Maar later in het proces kan de fout wel voor extra werk zorgen. Een order klopt niet. Een levering moet worden gecontroleerd. Een factuur wijkt af. Goede B2B-data is daarom niet alleen handig. Het vormt een belangrijke basis voor een soepel proces tussen retailers en leveranciers.
Data-uitwisseling: van handmatig invoeren naar automatisch
Hier komt EDI in beeld.
EDI staat voor Electronic Data Interchange. Het maakt het mogelijk om data automatisch tussen bedrijven en hun systemen uit te wisselen. In plaats van informatie steeds opnieuw over te nemen, kan data vanuit het ene systeem automatisch naar het andere systeem worden gestuurd.
Bijvoorbeeld:
Retailer → order → EDI → leverancier
Maar ook andersom:
Leverancier → orderbevestiging → EDI → retailer
En hetzelfde principe kan worden gebruikt voor bijvoorbeeld pakbonnen, facturen en artikeldata.
Het doel is simpel: minder data handmatig overnemen en meer data automatisch laten doorstromen.
EDI koppeling: systemen laten samenwerken
Misschien denk je nu: maar mijn leverancier gebruikt een ander systeem dan ik.
Dat hoeft geen probleem te zijn. Een EDI koppeling zorgt ervoor dat verschillende systemen met elkaar kunnen communiceren. Je kunt het zien als een soort vertaler tussen systemen. Jouw ERP-systeem spreekt als het ware zijn eigen “taal”. Het systeem van je leverancier doet dat ook. De EDI-oplossing zorgt ervoor dat de data zo wordt uitgewisseld dat beide systemen ermee kunnen werken. Je hoeft daardoor niet iedere keer zelf informatie uit het ene systeem te halen en in het andere systeem te zetten.
Orders automatisch verwerken met EDI
Een goed voorbeeld zijn orders. Stel dat je als retailer een bestelling plaatst bij een leverancier.
Zonder automatische data-uitwisseling kan het proces bestaan uit verschillende losse stappen:
Order maken → controleren → versturen → orderbevestiging ontvangen → verwerken
Met orders EDI kan de order automatisch vanuit jouw systeem naar het systeem van je leverancier worden gestuurd. De leverancier ontvangt de order direct in het eigen systeem en kan deze verder verwerken. Daarna kan bijvoorbeeld een orderbevestiging weer automatisch naar jouw systeem worden gestuurd. Minder tussenstappen betekent minder handmatig werk.
Artikelbeheer: niet steeds dezelfde data opnieuw invoeren
Ook bij artikelbeheer kan automatisering veel verschil maken.
Stel dat een leverancier een nieuwe collectie aanlevert met honderden artikelen. Bij ieder artikel horen verschillende gegevens. Als je die allemaal handmatig moet invoeren, ben je daar behoorlijk wat tijd aan kwijt. Met EDI kan de leverancier artikeldata automatisch aanleveren. Afhankelijk van de koppeling kan deze data vervolgens in jouw systeem worden verwerkt. Zo hoef je niet ieder artikel opnieuw over te typen. Dat maakt het makkelijker om grote hoeveelheden artikeldata te verwerken en bij te houden.
ERP koppelen: zonder alles opnieuw te doen
Een veelgehoorde gedachte is misschien:
Moet ik dan een compleet nieuw systeem aanschaffen?
Niet per se.
Bij een ERP koppelen gaat het juist om het verbinden van systemen die je al gebruikt.
Je kunt dus blijven werken met je eigen ERP-, kassasysteem of andere software. Een EDI-oplossing zorgt ervoor dat data tussen jouw systeem en dat van je handelspartners kan worden uitgewisseld. Het doel is niet om je hele werkwijze overhoop te halen. Het doel is om de stappen die nu handmatig gebeuren, slimmer te laten verlopen.
EDI software: het werk op de achtergrond
Ook EDI software klinkt misschien technisch. Maar als gebruiker hoef je niet iedere dag met EDI bezig te zijn. Het technische proces gebeurt grotendeels op de achtergrond. Je maakt bijvoorbeeld gewoon een order in je eigen systeem. De EDI-oplossing zorgt vervolgens dat de order op de juiste manier bij je leverancier terechtkomt. Hetzelfde geldt voor data die je ontvangt. Je hoeft dus geen EDI-expert te worden om met EDI te kunnen werken.
Wat levert minder handmatig werk op?
Het voordeel van automatisering zit niet alleen in een paar minuten tijdwinst. Als je minder data handmatig hoeft in te voeren, heb je ook minder handelingen en minder momenten waarop iets verkeerd kan worden overgenomen.
Dat kan zorgen voor:
Minder overtypen
Dezelfde data hoeft niet steeds opnieuw in verschillende systemen te worden ingevoerd.
Minder kans op fouten
Hoe minder handmatige invoer, hoe minder momenten waarop bijvoorbeeld een artikelnummer, prijs of aantal verkeerd kan worden overgenomen.
Snellere verwerking
Orders en andere documenten kunnen automatisch tussen systemen worden uitgewisseld.
Meer overzicht
Data komt op een vaste manier binnen en hoeft minder vaak handmatig te worden verwerkt.
Meer tijd voor je bedrijf
De tijd die je niet meer kwijt bent aan terugkerende administratieve handelingen, kun je besteden aan je klanten, assortiment en verdere groei.
Wanneer is automatisering interessant?
Je hoeft geen honderden orders per dag te verwerken voordat automatisering interessant wordt. De belangrijkste vraag is eigenlijk:
Hoeveel tijd ben je nu kwijt aan handmatig data verwerken?
Misschien heb je maar een paar leveranciers, maar ontvang je iedere week veel artikeldata. Of misschien heb je een groeiend assortiment en merk je dat het steeds meer tijd kost om alles bij te houden. Of misschien werk je nog veel met Excel en e-mail, terwijl je steeds meer systemen en leveranciers met elkaar moet laten samenwerken. In al deze situaties kan het interessant zijn om eens te kijken welke processen je kunt automatiseren.
Klein beginnen met data-uitwisseling
Automatiseren betekent niet dat je meteen alles hoeft te veranderen.
Begin bij een proces waar je nu veel handmatig werk hebt:
- Hoe komen orders binnen?
- Hoe verwerk je artikeldata?
- Hoe ontvang je orderbevestigingen?
- Hoe verwerk je pakbonnen en facturen?
- En hoeveel tijd kost dat iedere week?
Door daar eerst naar te kijken, zie je vaak snel waar de grootste winst zit. Een EDI koppeling kan vervolgens helpen om deze data automatisch tussen jouw systeem en dat van je leverancier uit te wisselen.
Van meer data naar minder handmatig werk
Naarmate een bedrijf groeit, groeit vaak ook de hoeveelheid data. Meer artikelen. Meer orders. Meer leveranciers. Meer documenten. Als je al die extra data op dezelfde manier blijft verwerken, groeit het handmatige werk mee. Met EDI en automatische data-uitwisseling kun je een deel van dat werk juist automatiseren. Niet om je werk ingewikkelder te maken, maar om onnodige handelingen eruit te halen. Data één keer invoeren en vervolgens automatisch laten doorstromen. Dat is waar EDI het verschil kan maken.
Benieuwd waar jij tijd kunt besparen?
Kijk eens naar je eigen order- en dataproces. Waar ben je iedere week opnieuw data aan het overnemen?
Dat is vaak een goed startpunt om te ontdekken waar automatisering kan helpen.
FUeB verbindt retailers, leveranciers en systemen en maakt automatische B2B-data-uitwisseling mogelijk.