EDI klinkt misschien als iets voor grote retailers met veel winkels, grote ordervolumes en ingewikkelde systemen. Maar ook als kleine retailer kun je voordeel hebben van EDI. Zeker als je regelmatig met leveranciers werkt en veel orders en artikeldata verwerkt.
Misschien werk je nu nog prima zonder EDI. Je ontvangt een orderbevestiging per mail, neemt een bestelling over in je systeem en verwerkt later de pakbon en factuur. Dat werkt. Maar naarmate je meer leveranciers, artikelen en orders krijgt, kost deze manier van werken steeds meer tijd.
En daar komt EDI om de hoek kijken. EDI staat voor Electronic Data Interchange en maakt het mogelijk om B2B-data automatisch tussen bedrijven uit te wisselen. Maar wat betekent dat nu precies voor jou als kleine retailer?
Electronic Data Interchange betekenis: wat is EDI?
De term Electronic Data Interchange klinkt misschien ingewikkeld, maar het idee is eigenlijk heel simpel. EDI zorgt ervoor dat bedrijven data automatisch met elkaar kunnen uitwisselen.
Stel: je bestelt kleding, schoenen of sportartikelen bij een leverancier. Zonder EDI kan het zijn dat je de order handmatig invoert, een orderbevestiging per e-mail ontvangt en later de pakbon en factuur opnieuw moet verwerken.
Met een EDI-koppeling kan dit automatisch. De order gaat vanuit jouw systeem naar de leverancier. De leverancier kan vervolgens een orderbevestiging, pakbon of factuur terugsturen. De informatie wordt automatisch verwerkt in het juiste systeem.
Het gaat dus om veel meer dan alleen orders. Denk bijvoorbeeld aan:
- artikelnummers
- prijzen
- maten en kleuren
- barcodes
- orders
- orderbevestigingen
- pakbonnen
- facturen
- voorraad- en verkoopdata
Kort gezegd: EDI zorgt ervoor dat systemen met elkaar kunnen praten, zonder dat jij iedere keer zelf data hoeft over te nemen.
EDI voor kleine retailers: wanneer heb je het nodig?
Misschien denk je nu: maar ik ben helemaal geen grote retailer. Waarom zou ik EDI nodig hebben?
Een goede vraag. Je hebt niet automatisch EDI nodig omdat je een retailer bent. Het wordt vooral interessant wanneer je merkt dat je steeds meer tijd kwijt bent aan het verwerken van data tussen jouw winkel en je leveranciers. En eigenlijk moet je dat gevoel juist voor zijn.
Het gaat dus niet alleen om de grootte van je bedrijf. Het gaat vooral om hoe je werkt.
Werk je bijvoorbeeld met meerdere leveranciers? Heb je een groot assortiment met veel verschillende maten en kleuren? Of plaats je regelmatig orders? Dan kan een EDI-systeem je veel handmatig werk uit handen nemen.
Herken je deze situaties?
Misschien ontvang je van een leverancier een Excel-bestand met nieuwe artikelen. Vervolgens moet je alle artikelen zelf in je systeem zetten. Of je krijgt een orderbevestiging per mail en controleert handmatig of alles klopt. Of je ontvangt een pakbon en factuur en moet deze informatie opnieuw verwerken.
Los van elkaar lijken dit kleine handelingen. Maar als je dit iedere week voor meerdere leveranciers doet, loopt de tijd snel op.
EDI automatiseert juist dit soort terugkerende handelingen.
EDI koppeling: hoe werkt het voor een retailer?
Een EDI-koppeling verbindt jouw systeem met het systeem van je leverancier. Dat klinkt technisch, maar je hoeft zelf geen technische kennis van EDI te hebben.
Je kunt het zien als een vertaalmachine die ervoor zorgt dat verschillende systemen dezelfde informatie begrijpen.
Jouw winkel kan bijvoorbeeld met een bepaald ERP-systeem werken, terwijl jouw leverancier een compleet ander systeem gebruikt. Dat hoeft geen probleem te zijn. Met EDI kunnen deze systemen toch met elkaar communiceren.
Van order tot factuur
Stel dat je een bestelling bij een leverancier plaatst.
1. Je plaatst een order
Je maakt de bestelling in jouw eigen systeem. De order wordt via EDI naar de leverancier gestuurd.
2. Je leverancier ontvangt de order
De order komt automatisch in het systeem van de leverancier terecht. Handmatig overtypen is niet meer nodig.
3. Je ontvangt een orderbevestiging
De leverancier kan vervolgens automatisch een orderbevestiging terugsturen.
4. De bestelling wordt geleverd
Bij de levering kan de leverancier een digitale pakbon meesturen. Zo weet je welke artikelen en aantallen zijn geleverd.
5. De factuur volgt
Ook de factuur kan digitaal worden uitgewisseld en automatisch worden verwerkt.
Zo wordt een proces waarbij normaal gesproken verschillende e-mails, bestanden en handmatige handelingen nodig zijn, een stuk eenvoudiger.
Orders EDI: minder handmatig werk bij bestellingen
Orders zijn een belangrijk onderdeel van EDI. Als je regelmatig bij leveranciers bestelt, weet je hoeveel handelingen daarbij kunnen komen kijken.
Een order maken, versturen, controleren, de orderbevestiging verwerken en uiteindelijk de levering controleren. Wanneer je dit voor meerdere leveranciers doet, ben je hier behoorlijk wat tijd aan kwijt.
Met EDI kunnen orders automatisch tussen jouw systeem en dat van je leverancier worden uitgewisseld.
Je hoeft een order dus niet eerst uit je systeem te halen, naar een e-mail te kopiëren en vervolgens af te wachten wat de leverancier ermee doet. De order wordt digitaal doorgestuurd en kan direct in het systeem van je leverancier worden verwerkt.
Minder overtypen betekent minder handelingen én minder kans op fouten.
Artikelbeheer: houd je artikeldata automatisch bij
Als retailer heb je waarschijnlijk meer artikeldata dan je op het eerste gezicht denkt.
Een kledingstuk heeft bijvoorbeeld een artikelnummer, merk, prijs, maat, kleur en barcode. Een leverancier kan daarnaast nog allerlei andere informatie aanleveren.
Wanneer je deze data allemaal handmatig moet invoeren, kan artikelbeheer veel tijd kosten.
Met EDI kan een leverancier deze artikeldata automatisch met jou uitwisselen. Nieuwe artikelen kunnen bijvoorbeeld rechtstreeks in jouw systeem worden verwerkt.
Van artikelnummers tot barcodes
Denk aan:
- artikelnummers
- prijzen
- maten
- kleuren
- barcodes
- productinformatie
Hierdoor hoef je niet steeds dezelfde data opnieuw over te typen.
Dat is vooral handig wanneer je assortiment regelmatig verandert of wanneer je met meerdere leveranciers werkt.
Goede artikeldata vormen bovendien de basis voor een soepel orderproces.
EDI software: is dat niet ingewikkeld?
Dit is misschien wel de grootste drempel voor een kleine retailer. Het woord EDI software klinkt technisch. Misschien denk je daarom: dit is vast ingewikkeld, duur en vooral bedoeld voor grote bedrijven.
Maar je hoeft zelf geen EDI-expert te worden.
De EDI software doet het technische werk op de achtergrond. Het belangrijkste voor jou is dat jouw systeem en het systeem van je leverancier met elkaar kunnen communiceren.
Je blijft dus gewoon werken met je eigen systeem. De EDI-oplossing zorgt ervoor dat de data op de juiste manier wordt uitgewisseld.
Zie het een beetje als een vertaler. Jij spreekt jouw “systeemtaal” en je leverancier misschien een andere. EDI zorgt ervoor dat beide systemen elkaar toch begrijpen.
ERP koppelen: wat betekent dat voor mijn winkel?
Veel retailers werken met een ERP-, kassasysteem of ander softwaresysteem waarin orders en artikeldata worden verwerkt. Misschien vraag je je af of je daarvoor een compleet nieuw systeem nodig hebt.
Dat hoeft niet.
Met ERP koppelen gaat het juist om het verbinden van je bestaande systeem met andere systemen. Hierdoor kan data automatisch heen en weer worden gestuurd.
Je hoeft dus niet ineens je hele manier van werken om te gooien. Het doel van een EDI-koppeling is juist om bestaande processen eenvoudiger te maken.
Wat zijn de voordelen van EDI voor een kleine retailer?
Uiteindelijk draait het natuurlijk niet om de techniek. Je wilt weten wat het jou oplevert.
Minder handmatig werk
Orders en artikeldata hoef je minder vaak handmatig over te
typen. Dat scheelt tijd, vooral wanneer je veel verschillende leveranciers
hebt.
Minder kans op fouten
Iedere keer dat je data handmatig overneemt, kan er iets
verkeerd gaan. Een verkeerd artikelnummer, prijs of aantal kan later voor extra
werk zorgen. Door data automatisch uit te wisselen, zijn er minder
momenten waarop je zelf informatie hoeft over te nemen.
Sneller werken
Een order kan rechtstreeks vanuit jouw systeem naar je
leverancier. Ook een orderbevestiging, pakbon of factuur kan automatisch
terugkomen. Daardoor zijn er minder tussenstappen nodig.
Beter artikelbeheer
Je artikeldata blijft makkelijker op orde. Nieuwe artikelen,
prijzen, maten, kleuren en barcodes kunnen automatisch worden verwerkt.
Meer tijd voor je winkel
Misschien wel het belangrijkste voordeel: je bent minder
tijd kwijt aan administratie. In plaats van steeds bezig te zijn met het overnemen en
controleren van data, houd je meer tijd over voor je klanten, je assortiment en
je winkel.
Is EDI ook interessant als je maar een paar leveranciers hebt?
Niet iedere kleine retailer heeft dezelfde behoefte. Heb je
weinig orders en verwerk je alles zonder veel handwerk? Dan is de tijdwinst van
EDI misschien beperkt. Maar wanneer je merkt dat je steeds meer tijd kwijt bent aan
orders, artikeldata en administratie, kan het interessant zijn om te kijken wat
automatisering voor je kan betekenen. Ook als je vandaag maar een paar leveranciers hebt, kan dat
in de toekomst veranderen. Je assortiment groeit, je krijgt nieuwe merken en
het aantal orders neemt toe.
Met een goede systeemintegratie kun je voorkomen dat
je administratie in hetzelfde tempo groeit als je winkel.
EDI hoeft dus niet pas interessant te worden wanneer je groot bent. Het kan juist helpen om te groeien zonder steeds meer handmatig werk.
EDI voor retailers: klein beginnen
EDI hoeft niet te betekenen dat je morgen je hele bedrijf moet veranderen.
De eerste stap is simpel: kijk eens naar hoe je nu werkt.
Waar voer je veel data handmatig in? Welke informatie ontvang je iedere week van leveranciers? Welke orders, pakbonnen of facturen kosten veel tijd om te verwerken?
Vanuit daar kun je bekijken welke EDI-koppeling bij jouw systeem en manier van werken past.
Bij FUeB verbinden we retailers, leveranciers en systemen met elkaar. Zo kunnen bedrijven eenvoudig orders, artikeldata en andere B2B-data uitwisselen.
Benieuwd of EDI bij jouw winkel past?
Ontdek wat EDI voor jouw winkel kan betekenen en hoeveel handmatig werk je kunt besparen.